refberry.ru

Основні поняття про АРМ бухгалтера, їх роль і місце в бухгалтерській інформаційній системі.

Ключові питання:

1. Поняття інформаційних систем обліку (ІСО) та мета і необхідність

їх створення. Роль ІСО в управлінні діяльністю підприємств

2. Класифікаційні ознаки бухгалтерських інформаційних систем

3. Інформація на підприємстві, її види та захист

4. Автоматизована форму обліку, її основні принципи та можливості

5. Визначення електронного документа та організація електронного

документообороту

6. АРМ бухгалтера його призначення, функції, і види

Рекомендована література для самостійного вивчення теми:[1,2,3,4,9,12,14].

Стислий виклад основного матеріалу теми

1.Поняття інформаційних систем обліку (ICQ) та мета і необхідність їх створення. Роль ІСО в управлінні діяльністю підприємств

В Україні впевнено розбудовують нову економічну систему на основі ринкових відносин. Якісних змін зазнають і важелі управління.

Зміни умов виробничої діяльності, потреба адекватного пристосування до неї системи управління сприяють не тільки вдосконаленню його організації, а й потребують перерозподілу функцій управління за рівнем відповідальності, формами їх взаємодії. Мова йде про систему управління, зумовлену об'єктивною потребою та закономірностями ринкової системи господарювання, пов’язаними із задоволенням насамперед індивідуальних потреб, забезпеченням зацікавленості робітників у найвищих кінцевих результатах, широкому використанні новітніх інформаційних технологій.

Важлива особливість сучасного етапу розвитку суспільства – спрямування економічних засобів управління підприємством на забезпечення раціонального ведення господарства в умовах дефіцитності ресурсів, досягнення високих кінцевих результатів із мінімальними витратами, ефективне регулювання виробництва адміністративними засобами, перехід до інтенсивного характеру розвитку виробництва на основі вдосконалення виробничого потенціалу підприємств.

Сьогодні Закон «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» та національні стандарти бухгалтерського обліку багато питань залишають бухгалтерам, які повинні керуватися своєю професійною думкою, вміти використовувати облікові дані для планування та контролю за діяльністю підприємства, інтерпретувати інформацію залежно від характеру та сутності управлінських рішень, що приймаються на її основі.

Сучасний бухгалтер посідає одне з провідних місць в управлінні підприємством, оскільки займається не тільки веденням бухгалтерських рахунків, а й здійснює планування, аудит, оцінювання, огляд діяльності, розроблення управлінських рішень у господарській діяльності підприємства. Бухгалтеру потрібні знання об’єктивного оцінювання фінансового стану підприємства, володіння методами фінансового аналізу, вміння працювати з цінними паперами, обґрунтування інвестицій грошових коштів в умовах ринку тощо.



У новій ролі бухгалтера можна назвати “фінансовим менеджером”, “бухгалтером-аналітиком”.

У практиці прийняття управлінських рішень бухгалтерський облік називають мовою бізнесу. Як будь-яка мова, бухгалтерський облік розвивається та змінюється відповідно до потреб підприємств.

Бухгалтерський облік — це система, що дає змогу вимірювати, обробляти й передавати інформацію, а також приймати рішення для управління господарською діяльністю підприємств.

Посилаючись на П(С)БО 1 “Загальні вимоги до фінансової звітності”, професор Пушкар М.С. зазначає що поряд з інформацією акумульованою фінансовим обліком і призначеної для широкого загалу зовнішніх користувачів, сучасний менеджер повинен володіти інформацією призначеною для вузького кола внутрішніх користувачів. Прерогатива нагромадження такої інформації належить управлінському обліку.1

Отже, система управління не може існувати без економічної інформації, яка характеризує господарську і фінансову діяльність підприємства. Аргументуючи важливість даного твердження професор Пушкар М.С. зауважує: “Якщо раніше бухгалтерський облік орієнтувався на зовнішніх споживачів його інформації, то тепер - на потреби апарату управління підприємством”.

Забезпечити ієрархію менеджерів належною інформацією можливо лише за умов створення на підприємства розгалуженої інформаційної системи та використання сучасних інформаційних технологій у роботі бухгалтера - менеджера.

Основу діяльності з управління будь-якого економічного об'єкта складають інформаційні системи, що мають складну побудову, склад яких залежить від роду діяльності та розміру підприємства, організації, фірми.

Автоматизовані інформаційні системи обліку поділяються:

Ø за сферою функціонування об'єкту обліку;

Ø за рівнем управління;

Ø за ступенем охоплення задач обліку, контролю та аудиту;

Ø за типом інтерфейсу користувача;

Ø за способом передавання інформації;

1 Пушкар М.С. Розробка систем обліку: Навчальний посібник. - Тернопіль: Карт-бланш, 2003.- С. 24.



2 Пушкар М.С. Розробка систем обліку: Навчальний посібник. - Тернопіль: Карт-бланш, 2003.- С. 25

Ø за типом організації автоматизованих інформаційних систем обліку.

За сферою функціонування ІСО поділяються на:

Ø ІСО промислових підприємств;

Ø ІСО підприємств транспорту;

Ø ІСО бюджетних організацій;

Ø ІСО підприємств зв’язку;

Ø ІСО підприємств сільського господарства.

За рівнем управління ІСО поділяються на:

Ø галузеві ІСО;

Ø територіальні ІСО;

Ø корпоративні ІСО.

За ступенем охоплення завдань обліку, контролю та аудиту ІСО поділяють на:

Ø комплексну автоматизацію обліку, контролю та аудиту, пов’язану з іншими автоматизованими інформаційними системами;

Ø автоматизацію окремих комплексів задач (окремих ділянок обліку);

Ø автоматизацію окремих задач обліку, контролю та аудиту.

Ø

За типом інтерфейсу користувача ІСО поділяють на:

- пакетні АІСО; діалогові АІСО; мережеві АІСО.

За способом передавання інформації ІСО поділяють на:

- локальні ІСО; багаторівневі ІСО;

- інтегровані ІСО; розподільчі ІСО.

В даний час підприємства потребують автоматизованої інформаційної системи обліку на базі сучасних засобів обчислювальної техніки, яка дає змогу забезпечити:

Ø повне та своєчасне задоволення інформаційних потреб користувачів;

Ø виконання контрольних і аудиторських завдань із метою одержання потрібної інформації про наявні відхилення;

Ø аналіз і прогнозування господарсько-фінансової діяльності підприємства;

Ø одержання на основі автоматизації ефективних управлінських рішень.

2. Класифікаційні ознаки бухгалтерських

інформаційних систем

Трудомісткість облікових процедур, неможливість багатьох господарських суб’єктів утримувати великий штат бухгалтерів і поряд з цим доступність цін на персональні комп’ютери обумовили попит на бухгалтерські інформаційні системи. Пропоновані в даний час на вітчизняному ринку інформаційні системи бухгалтерського обліку дуже різноманітні по охопленню реалізованих функцій, принципах побудови, переліку послуг, технічному і методичному супроводу, галузевій орієнтації. На відміну від меморіально-ордерної, журнально-ордерної чи журнальної для автоматизованих форм ведення обліку практично відсутні стандарти і нормативи. Тому численні програмні продукти відчутно відрізняються один від одного за принципами прив’язки до облікової політики, налаштування і використання. Розглядаючи сучасні бухгалтерські інформаційні системи доцільно акцентувати увагу на особливостях реалізації в них таких моментів, як: введення і збереження облікових даних, одержання результатної інформації, забезпечення циклічності облікових процедур (модель облікового періоду), налаштування програм на особливості організації обліку конкретного господарюючого суб’єкта. При розгляді бухгалтерських інформаційних систем виділяють наступні класифікаційні ознаки.

По характеру розв’язуваних на підприємстві задач і його діяльності - розглядають бухгалтерські інформаційні системи, орієнтовані на промислові, торгові, транспортні, будівельні й інші підприємства. По рівнях управління системи бувають орієнтовані на загальнодержавні, міжгалузеві, галузеві, міжрегіональні, регіональні і внутрішні організаційні рівні. По видах власності виділяють державні, муніципальні, акціонерні, кооперативні, приватні й інші системи. У залежності від розмірів господарського суб’єкта (чисельність кадрів і потужність фондів) виділяють інформаційні системи бухгалтерського обліку для малих, середніх і великих підприємств. По характеристиці замовника виділяють бухгалтерські інформаційні системи, орієнтовані на вищий, середній і оперативний рівні управління (автоматизовані робочі місця (АРМ) бухгалтера для ведення ділянки виробничого обліку, й АРМ головного бухгалтера). Іноді, як класифікаційні ознаки можуть розглядатися кількість використовуваної у фінансово-бухгалтерському підрозділі комп’ютерної техніки, склад розв’язуваних у бухгалтерії задач, витрати на утримання і обслуговування ділянок обліку. По типу налаштування та прив’язки до вимог конкретного користувача виділяють бухгалтерські інформаційні системи, що мають власну макромову й орієнтовані на користувача, і розраховані тільки на спеціалістів з програмування.

Аналіз сучасних бухгалтерських інформаційних систем дозволяє класифікувати їх по таких напрямках (групах):

для фінансового (синтетичного) обліку і формування бухгалтерської звітності в малих підприємствах;

для фінансового й управлінського обліку в малих підприємствах;

для зведеного і виробничого обліку (основних засобів, матеріальних цінностей, розрахунків по оплаті праці і т.д.) у великих і середніх підприємствах.

Програмні продукти перших двох груп призначені для малих підприємств, для яких характерні невеликі обсяги робіт з ведення бухгалтерського обліку. Основний обсяг робіт припадає тут на фінансовий облік, а на ведення виробничого обліку, і безумовно управлінського, затрачається набагато менше часу.

Програмні продукти другої групи дозволяють охопити значно ширше коло функцій і, власне кажучи, створити автоматизований офіс для бухгалтерії малого підприємства.

Програмні продукти третьої групи призначені для підприємств великого і середнього бізнесу і включають повний комплекс (Програм для фінансового і управлінського обліку й окремі програмні рішення для різних ділянок обліку.

В даний момент ринок програмного забезпечення характеризується значною кількістю бухгалтерських інформаційних систем. Пропоновані ними програмні рішення розрізняються по принципах побудови, функціональних можливостях, вимогах до користувачів. Незважаючи на істотні відмінності, серед інформаційних систем бухгалтерського обліку виділяють: міні-бухгалтерії, інтегровані системи бухгалтерського обліку, інструментальні системи (бухгалтерські конструктори), комплекси функціональних бухгалтерських автоматизованих робочих місць, комплексні системи бухгалтерського обліку, що вимагають авторської установки (замовлені системи) і модулі для ведення окремих ділянок обліку. Міні-бухгалтерії орієнтовані на малий бізнес і розраховані для однієї ПЕОМ. Вони призначені для бухгалтерій з невеликим обсягом облікової номенклатури, без яскраво вираженої спеціалізації співробітників по конкретних розділах обліку. Автоматизовані рішення даного типу дозволяють вести синтетичний і нескладний аналітичний облік, що включає введення і коректування бухгалтерських проводок, виконання розрахунків і висновок на печатку оборотної відомості, деяких журналів-ордерів і первинних документів. Основною особливістю даного класу є формування єдиного журналу господарських операцій, одержання Головної книги, балансу, звітних форм. Функції натурального обліку в системах даного класу в переважній більшості випадків не підтримуються і виконуються в самому спрощеному вигляді. Програмні рішення орієнтовані на бухгалтерські відділи невеликих підприємств, що складаються з одного-двох чоловік.

Інтегровані системи бухгалтерського обліку забезпечують ведення всіх основних облікових функцій і розділів, реалізованих звичайно в межах одного АРМ, призначеного для невеликих бухгалтерій. Автоматизований облік здійснюється на основі записів інтегруючих облікову інформацію різних розділів обліку. Основні особливості: єдиний журнал операцій, одержання Головної книги, балансу, звітних форм і реалізація на основі єдиного програмного модуля, що відбиває розділи обліку. Єдиним модулем, що може бути винесений окремо і використовуватися автономно, є розділ по розрахунках з персоналом по оплаті праці. В інтегрованих системах розробники намагаються досягти повноти реалізації облікових функцій не за рахунок розбивки обліку на окремі ділянки, а шляхом ускладнення і спеціалізації процедур обробки проводок, у які, як правило, включається різна додаткова інформація, необхідна для відображення специфіки кількісно-сумового й інвентарного обліку. Основу її складає проводка, доповнена різноманітною інформацією, необхідною для організації розгалуженого аналітичного обліку.

Інтегровані системи поставляються розробниками у локальному, та в мережному варіанті.

Інструментальні системи (бухгалтерські конструктори) - мають характерну рису - їх програмні продукти здатні гнучко налаштовуватися на специфіку найрізноманітніших розрахунків. При цьому користувач може самостійно конструювати систему обробки облікових даних, описуючи необхідні розрахункові алгоритми, макети введення первинної інформації і правила побудови звітів на спеціалізованій формальній мові. Базові можливості програмних продуктів, як правило, невеликі, тому інструментальні системи прирівнюються до міні-бухгалтерії.

Комплекси функціональних бухгалтерських автоматизованих робочих місць складаються з окремих, функціонально закінчених і взаємозалежних АРМ, що відповідають основним розділам бухгалтерського обліку і розраховані головним чином на бухгалтерії середніх і великих підприємств, де функції між бухгалтерами розділені і персонал має різну бухгалтерську та комп’ютерну кваліфікацію. Локальні підсистеми (модулі) забезпечують ведення розгорнутого аналітичного обліку на основі введення даних з первинних документів і формування проводок. Сформовані локальними підсистемами облікові записи, доповнені визначеним набором аналітичної інформації, через чи дискети по каналах локальної обчислювальної мережі передаються в головний модуль системи, де вони використовуються для одержання підсумкових величин залишків і оборотів синтетичних і загальних для всієї системи аналітичних рахунків, а також для друкування відповідних вихідних форм.

Крім того, локальні підсистеми даного класу без всяких обмежень можуть використовуватися і малими підприємствами з одним-двома бухгалтерами. Характерною рисою комплексів АРМ є модульна структура побудови. Користувач може придбати лише найбільш необхідні йому компоненти системи, а при виникненні необхідності докупити й інші.

Крім бухгалтерських АРМ, у систему можуть бути включені АРМ керівника підприємства, хоча найчастіше він являє собою АРМ чи менеджера співробітника комерційного відділу, АРМ по обліку особового складу підприємства, а також інструментарій для ведення діловодства. Слід зазначити, що АРМ по обліку кадрів дуже часто є важливою складовою в системах даного класу і має тісний взаємозв’язок з АРМ по розрахунках з персоналом по оплаті праці.

Розглянуті комплекси АРМ можна вважати універсальними системами автоматизації обліку, орієнтованими на широке тиражування, що, як правило, не модифікуються розроблювачами при впровадженні на конкретному об’єкті.

Комплексні системи бухгалтерського обліку, що вимагають авторської установки, мають всі особливості попереднього класу, але розбиваються на підкласи окремих АРМ, що відповідають чи розділам групам розділів обліку. Через складну організацію алгоритмів розрахунків і обробки на ринку пропонуються окремі розрізнені АРМ по найбільш трудомістких ділянках обліку, таким, як розрахунки з персоналом по оплаті праці, облік руху товарно-матеріальних цінностей і запасів, облік витрат. Характерною рисою систем даного класу є орієнтація на великі підприємства і високу вартість.

Модулі для ведення окремих ділянок обліку не є програмними продуктами, призначеними для широкого тиражування. їх створюють стосовно до вимог конкретного замовника. Це можуть бути і комплекси АРМ, і інтегровані, і інструментальні системи.

З огляду на процеси комплексної автоматизації обліку доцільно акцентувати увагу на такі підходи:

1. Програму створює штатний програміст або спеціалізований підрозділ підприємства. За правильної постановки бухгалтерського завдання програмісти підприємства можуть створити цілком прийнятний програмний продукт, що буде враховувати специфіку обліку конкретного підприємства і в разі-необхідності може бути легко вдосконалений. Але такі програми починають працювати лише через п'ять-шість місяців після їх впровадження. Відсутність як правило в таких випадках досвіду часто призводить до великих труднощів у впровадженні.

2. Другий варіант передбачає створення програми на замовлення в спеціалізованій фірмі. Цей варіант найдорожчий з усіх можливих. При цьому успіх впровадження програмної системи залежить від фірми-розробника, її компетентності, порядності та надійності.

3. Третій варіант передбачає придбання універсальної бухгалтерської програми, розробленої для масового продажу, що потребує лише незначної модифікації відповідно до потреб конкретного підприємства. Така програмна система менше пристосована до специфіки підприємства, але коштує дешевше, ніж написана на замовлення. Найкорисніше в ній те, що вона вже пройшла випробування практикою. Такі продукти звичайно супроводжуються й удосконалюються доки існує фірма-розробник. Яскравим прикладом цього класу програм є «1C: Бухгалтерія», “Гросбі”, «Парус-Підприємство», « АКЦЕНТ», «ЕЛФІ» і багато інших.

Паралельно до автоматизації обліку за допомогою згаданих і інших програм на сьогодні вже діють фірми які пропонують до використання програмні продукти, що адаптується й настроюється “під замовника” в офісі фірми-розробника. Спеціалісти фірми-розробника фактично моделюють обліковий процес підприємства шляхом розробки і тестування контрольних прикладів.

Локальні АРМ є підмножиною попереднього класу, тому що їхні розробники пропонують не повну систему автоматизації, а лише деякі модулі, що дозволяють вирішувати на комп’ютері окремі задачі Часто такі АРМ мають велику самостійну цінність, оскільки дозволяють ефективно автоматизувати відповідальні і складні ділянки обліку. Вони можуть використовуватися в бухгалтеріях і управлінських службах підприємств поряд з бухгалтерськими інформаційними системами інших розробників якщо ті за якимись причинами не відповідають потребам підприємства.

Розглядаючи класи бухгалтерських інформаційних систем слід зазначити важливість питань, пов’язаних з витратами на їх придбання і супровід.

3. Інформація на підприємстві, її види та захист

В умовах сьогоднішнього ринкового середовища важливо не тільки швидко знайти потрібну інформацію, але й вміти захистити власну. Життям доведено, що не існує інформації, якою ніхто не цікавиться. З огляду на це зауважимо, що відповідно до Закон України «Про інформацію» від 2 жовтня 1992 року № 2657-ХІІ визначає, що інформація може бути відкритою або з обмеженим доступом. За цим Законом інформація з обмеженим доступом поділяється на конфіденційну і таємну.

Конфіденційна інформація — це інформація, що знаходяться у володінні, користуванні або розпорядженні окремих фізичних чи юридичних осіб і поширюється за їхнім бажанням.

Фізичні та юридичні особи, які володіють інформацією професійного, ділового, виробничого, банківського, комерційного та іншого характеру або такою, яка є предметом їхнього професійного, ділового, виробничого, банківського, комерційного та іншого інтересу і не порушує передбаченої законом таємниці, самостійно встановлюють режим доступу до неї, включаючи належність її до категорії конфіденційної, та запроваджують систему і способи її захисту. Винятком є інформація, приховування якої становить загрозу життю і здоров’ю людей.

Таємна інформація, та що містить передбачену законом таємницю, розголошення якої завдає шкоди особі, суспільству і державі.

Стаття 30 Закону України "Про підприємства в Україні" від 27 березня 1991 року № 887-ХІІ передбачає комерційну таємницю підприємства. Під нею розуміють відомості, пов'язані з виробництвом, технологічною інформацією, управлінням, фінансами та іншою діяльністю підприємства, що не є державною таємницею, розголошення (передача, витік) яких може завдати шкоди інтересам підприємства. Склад і обсяг інформації, що є комерційною таємницею, порядок їх захисту визначає керівник підприємства.

З метою усунення різного роду непорозумінь і невірного трактування поняття комерційної таємниці Постановою Кабінету Міністрів України № 611 від 9 серпня 1993 року визначено перелік відомостей, які не можуть належати до розряду комерційної таємниці:

– установчі документи, документи, що дозволяють займатися підприємницькою діяльністю та її окремими видами;

– інформація за всіма встановленими формами державної звітності;

– дані, необхідні для перевірки обчислення і сплати податків та інших обов'язкових платежів;

– відомості про чисельність і склад працюючих, їхню заробітну плату в цілому та за професіями й посадами, а також наявність вільних робочих місць;

– документи про сплату податків і обов'язкових платежів;

– інформація про забруднення навколишнього природного середовища, недотримання безпечних умов праці, реалізацію продукції, що завдає шкоди здоров'ю, а також інші порушення законодавства України та розміри заподіяних при цьому збитків;

– документи про платоспроможність;

– відомості про участь посадових осіб підприємства в кооперативах, малих підприємствах, спілках, об'єднаннях та інших організаціях, які займаються підприємницькою діяльністю;

– відомості, які, відповідно до чинного законодавства, підлягають оголошенню.

Втім, якщо ці відомості не можуть бути комерційною таємницею, їх за рішенням керівника підприємства можна віднести до конфіденційної інформації.

Інформація щодо діяльності та фінансового стану вашого підприємства, яка стала відомою банку у процесі обслуговування та взаємовідносин з ним чи третім особам при наданні банківських послуг і розголошення якої може завдати вам матеріальної чи моральної шкоди, відповідно до статті 60 Закону України "Про банки і банківську діяльність" від 07.12.2000 р. № 2121-III), є банківською таємницею.

До розряду банківської таємниці, належать такі відомості:

– відомості про стан рахунків клієнтів, утому числі стан кореспондентських рахунків банків у Національному банку України;

– операції, які було проведено на користь чи за дорученням клієнта, здійснені ним угоди;

– фінансово-економічний стан клієнтів;

– системи охорони банку та клієнтів;

– інформація про організаційно-правову структуру юридичної особи – клієнта, її керівників, напрями діяльності;

– відомості щодо комерційної діяльності клієнтів чи комерційної таємниці, будь-якого проекту винаходів, зразків продукції та інша комерційна інформація;

– інформація щодо звітності по окремому банку, за винятком тієї, що підлягає опублікуванню;

– коди, що використовуються банками для захисту інформації.

Поряд з цим, відповідно до статті 62 Закону про банки інформація щодо юридичних та фізичних осіб, яка містить банківську таємницю, розкривається банками:

– на письмовий запит або з письмового дозволу власника такої інформації;

– на письмову вимогу суду або за рішенням суду;

– органам прокуратури України, Служби безпеки України, Міністерства внутрішніх справ України – на їх письмову вимогу стосовно операцій за рахунками конкретної юридичної особи або фізичної особи – суб'єкта підприємницької діяльності за конкретний проміжок часу;

– органам Державної податкової служби України на їх письмову вимогу з питань оподаткування або валютного контролю стосовно операцій за рахунками конкретної юридичної особи або фізичної особи — суб'єкта підприємницької діяльності за конкретний проміжок часу.

З огляду на вище зазначене логічним є запитання: Як захистити інформацію?

Перш за все слід пам’ятати, що інформація, якою ви володієте завжди комусь потрібна. За таких обставин, для належного захисту інформації яка дійсно є цінною для вас необхідно обмежити до неї доступ, або іншими словами зменшити коло осіб, яким відома закрита інформація. У зв’язку з цим на підприємстві потрібно організувати систему захисту інформації як від відвідувачів, так і від власних працівників. Поряд з цим слід пам’ятати, що процес обмеження доступу до інформації не повинен перетворитись на параною. І поряд з цим слід чітко дотримуватись правила, що прибиральниця не прочитає інформації з того чи іншого документа, якщо він не буде залишений на робочому столі. Особи, яким певна інформація не потрібна для виконання своїх службових обов'язків, не повинні мати зайвої нагоди ознайомитись з нею.

Організація системи захисту інформації починається з визначення переліку відомостей, які є комерційною таємницею та які є конфіденційною інформацією. Керівник підприємства має затвердити наказом положення про комерційну таємницю та про конфіденційну інформацію на підприємстві, в яких зазначити, що нерозголошення комерційної таємниці та конфіденційної інформації входить до трудових обов'язків працівників, та визначити відповідальність за невиконання цих обов'язків.

Кожен працівник повинен ознайомитись з цими переліками та підписати зобов'язання про нерозголошення комерційної таємниці та конфіденційної інформації. Крім цього, важливо стежити за дисципліною працівників щодо охорони інформації. Керівник першим повинен дотримуватись правил за якими не слід викидати документи (проекти договорів, факси, листи і т.п.) у сміття, незалишати їх на столі, доводити до відома працівників лише ту інформацію, яку їм необхідно знати для виконання своїх службових обов'язків. До того ж велику увагу треба приділити інформації, яку отримують сторонні особи. Існує поняття інсайдерської інформації, тобто інформації, якою володіють інсайдери — особи, які не працюють на підприємстві, але володіють закритою інформацією про це підприємство. Так, інсайдерами є колишні топ-менеджери, акціонери, ділові партнери, співробітники юридичних, аудиторських, консалтингових фірм, які надають послуги підприємству. Правомірним буде отримати від них письмове зобов'язання про нерозголошення тих відомостей, які вони отримали від вас.

Що ж стосується розголошення закритої інформації, точинне законодавство передбачає певну відповідальність. Зокрема, згідно з Законом України "Про захист від недобросовісної конкуренції" № 236/96-ВР від 07.06.96 р. до протиправних дій відносить:

— неправомірне збирання комерційної таємниці;

— схиляння до розголошення комерційної таємниці;

— розголошення комерційної таємниці;

— неправомірне використання комерційної таємниці.

Особа, винна у цих діяннях, несе адміністративну, цивільну та кримінальну відповідальність у випадках, передбачених законодавством. Кримінальний кодекс України передбачає відповідальність за умисні дії, спрямовані на отримання відомостей, що є комерційною таємницею, з метою розголошення чи іншого використання цих відомостей (комерційне шпигунство), а також незаконне використання таких відомостей, якщо це спричинило істотну шкоду суб'єкту господарської діяльності та за умисне розголошення комерційної таємниці без згоди її власника особою, якій ця таємниця відома у зв'язку з професійною або службовою діяльністю, якщо воно вчинене з корисливих чи інших особистих мотивів і завдало істотної шкоди суб'єкту господарської діяльності.

4. Автоматизована форма обліку, її основні принципи та можливості

Технологія опрацювання облікової інформації визначається формою бухгалтерського обліку.

Правильне розуміння та визначення форми обліку має не тільки теоретичне, а й велике практичне значення. Це, у свою чергу, дає можливість встановити основні принципи й характерні риси тієї або іншої форми обліку та з’ясувати, наскільки позитивно вони впливають на успішне проведення автоматизації фінансового і управлінського обліку.

Форма обліку в умовах автоматизованого опрацювання інформації тісно пов’язана з системою обробки облікових даних, процесом акумуляції та зберігання їх. Ефективне використання технічних засобів і належного програмного забезпечення дають можливість оптимізувати технологічний процес автоматизованого обліку, з урахуванням його структури й логічної послідовності які й становлять форму обліку.

З огляду на комп’ютерну форму обліку зазначимо, що ця форма повинна відповідати єдиній методологічній основі облікового процесу та забезпечити:

Ø ведення обліку на основі принципів подвійного запису;

Ø взаємозв’язок даних аналітичного та синтетичного обліку;

Ø суцільне відображення автоматизованим способом господарських операцій на основі первинних документів;

Ø скорочення затрат праці на ведення обліку;

Ø контроль достовірності даних, що вводяться, цілісності облікової інформації; і формування довільних зведень, бухгалтерських звітів автоматизованим способом.

У комп’ютерному варіанті бухгалтерського обліку можна створювати кілька взаємопов’язаних облікових регістрів:

Ø бухгалтерських проводок;

Ø господарських операцій;

Ø первинних облікових документів.

Кожний такий регістр є базою даних (таблицею) певної логічної структури. Оброблення інформації облікових регістрів виконується у процесі розв’язання задач бухгалтерського обліку, формування звітів. Результати оброблення подаються на машинному носії у вигляді вибірки даних, а також у вигляді машинограм і відеограм. Так, на основі первинних облікових регістрів може бути сформовано всі раніше розглянуті форми облікових регістрів у вигляді вихідних звітів. Регістр бухгалтерських проводок – це хронологічний обліковий регістр, що легко трансформується в систематичний регістр. Регістри операцій і документів є одночасно хронологічними та систематичними. З огляду на вище зазначені принципи автоматизованої форми обліку розглянемо можливості сучасних програмних продуктів призначених для автоматизації обліку, які найширше використовуються на підприємствах України (табл.1)

Таблиця 1

Порівняльна характеристика можливостей програм автоматизації

облікових робіт

№ з/п Назва програми Можливості програми
1 С Бухгалтерія 7.7 Розробник фірма 1 С Росія м. Москва Може бути використана для ведення обліку: банківських і касових операцій; основних засобів і нематеріальних активів;, матеріалів, МШП, товарів; розрахунків з покупцями, постачальниками, підзвітними особами; розрахунків по заробітній платі; розрахунків з бюджетом; не складного виробничого процесу (за умов певних навиків роботи з програмою); формування фінансової і податкової звітності.

Продовження табл.. 1

Парус Підприємство 7.40. Розробник спільне росій-сько-українське підпри-ємство «Парус Україна» м. Київ. Комплексна система автоматизації підприємств малого і середнього бізнесу. Комплексна система складається з окремих модулів: «Адміністратор», «Бухгалтерія», «Реалізація і склад», «Торгівля і склад»,, «Консолідація» Система дозволяє формувати велику кількість звітів. Значна частина звітів належить до категорії типових і виділена в головному меню програми в окремий пункт.
GrossBee XXI (Робоча бджола ХХI). Розробник фірма GrossBee м. Дніпропетровськ Підсистема бухгалтерського обліку призначена для автоматизації ведення синтетичного і аналітичного обліку. Забезпечує реєстрацію господарських операцій з використанням механізму шаблонів проводок, формує оборотний баланс, підтримує журнальну форму обліку, забезпечує підготовлення і формування різних форм облікової звітності. При необхідності доукомплектовується потужним модулем призначеним для ведення обліку витрат на виробництво і оперативного управління підприємством
Акцент 6 Розробник фірма Імпакт м. Донецьк. Фірма «Імпакт» це лідер серед українських розробників фінан-сово - економічного програмного забезпечення для вітчизняних підприємств з 1996 року. Акцент – це не просто програма, а універсальний інструмент на базі якого користувачі мають можливість самостійно створювати системи обліку виробничої діяльності. Програма легко маштабується від настільної до системи обліку на великому промисловому підприємстві не залежно від його форми власності. Для великих промислових підприємств використовують «клієнт-серверну» версію.
Елфі-8. Розробник фірма «ЕЛФІ- СІСТЕМ» М. Київ Робот- бухгалтер. Ця програма орієнтована на великі та середні підприємства різноманітних галузей . ЕЛФІ найдоступніша система. Для роботи з програмою не потрібна спеціальна процедура вивчення методики її експлуатації. Слід мати лише навики володіння клавіатурою і мишкою. Програма автоматизує всі розділи облікового процесу підприємства. Правила користування ЕЛФІ облікові працівники засвоюють за 2-3 години роботи. Ця програма після оформлення всіх первинних документів поточного періоду з певного розділу обліку перебирає на себе обов’язки самостійного ведення розрахунків пов’язаних з аналітичним обліком, безпомилково генерує бухгалтерські та податкові проводки, готує та роздруковує всі форми бухгалтерської і та податкової звітності.


5. Визначення електронного документа. Основні принципи організації електронного документообороту

Нові завдання, що постають, в даний час, перед організаторами і керівниками виробництва змушують їх до створення інформаційної інфраструктури , що дала б змогу забезпечити функціонування системи інформаційних потоків відповідно до напрямків, необхідних для досягнення і виконання поставленої мети. На сучасному етапі розвитку людства інформація є четвертим із найголовніших економічних факторів, поряд із сировиною, працею та капіталом. На відміну від інших ресурсів, інформація може нагромаджуватись, реалізовуватись, поновлюватись, залишаючись придатною для колективного використання.

Незважаючи на комп’ютеризацію формування інформаційних потоків та нагромадження їх у різнопланових базах даних, практика документування фактів господарських дій свого значення не втратила. Така ситуація сприяла зростанню потоків і обсягів документів, а досконала юридична забезпеченість документування поставила на повістку дня необхідність створення й запровадження у практичну діяльність електронного документообороту.

У процесі оформлення господарських операцій електронними документами, необхідність дотримання норм їх ведення відповідно до законодавчих актів залишилась в силі. За таких обставин на повну силу розпочинає «працювати» Закон України "Про електронні документи та електронний документооборот", який регулює використання електронних документів. Норми даного закону поширюються на відносини, які виникають у процесі створення, передачі (або одержання), обробки, використання, зберігання та знищення електронних документів.

З використанням в бухгалтерському обліку комп'ютерів, під документами почали розуміти й електронні носії первинних даних. Крім того, організація документування зазнає суттєвих змін. Зокрема, відбувається використання електронних носіїв первинної інформації - електронних документів, а також автоматизоване фіксування господарських операцій і, відповідно, складання первинних документів.

Ведення бухгалтерського обліку з використанням електронного документу базується на застосуванні комп'ютерних мереж та інтегрованої бази даних для раціонального використання засобів, предметів праці, а також самої праці для ефективного управління діяльністю підприємства. Таким чином:

Електронний документ - це документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, які передбачають обов'язкові реквізити документів, у тому числі, електронний цифровий підпис [4. c.235]


Такий документ може бути сформований, переданий, збережений і перетворений електронними засобами у візуальну форму або на папері. До електронних документів висуваються ті ж вимоги щодо порядку оформлення, як і до паперових.

Перехід на електронний документооборот значно спрощує роботу бухгалтера зі складання та оформлення документів.

Первинні документи можуть складатися або в бухгалтерській службі або у підрозділах підприємства за допомогою комп'ютерів, підключених до локальної комп'ютерної мережі. Електронний документ реєструється в комп'ютерному журналі реєстрації первинних документів. Документи, які зберігаються на електронних носіях інформації, можуть не мати паперових аналогів.

Автоматична реєстрація інформаційних даних може відбуватися з використанням технологічних датчиків, сканерів штрихових кодів, касових апаратів, смарт-карток, електронних зважувальних приладів, годинників, лічильників, вимірювальної тари тощо.

Електронний документ повинен містити підписи осіб, які дали дозвіл на здійснення господарської операції та її оформлення електронними засобами, а також осіб, які виконали цю операцію. За відсутності одного з цих підписів електронний документ не може мати юридичної сили, а отже, використовуватися у бухгалтерському обліку.

Юридична чинність електронного документа законодавством прирівнюється до чинності паперового документа, тому заперечувати юридичну силу електронного документа, виходячи з його форми, неможливо, за умови, що документ складено з дотриманням усіх вимог.

Поряд з цим важко заперечити факт відсутності нормативних вказівок (документів), які б визначали порядок створення, обробки, передачі, зберігання, а при необхідності знищення документів розміщених на електронних носіях. Крім того, законодавством встановлено ряд обмежень щодо застосування електронного документу як оригіналу. Зокрема, в електронній формі не можуть бути створені оригінали документів, які, згідно із законодавством, створюється лише в одному примірнику. Іншими словами, необхідний нотаріальний надпис.

Одним із важливих моментів організації процесу електронного документування, є електронний підпис. Порядок застосування електронного цифрового підпису регулюється Законом України «Про електронний цифровий підпис».

Електронний цифровий підпис – вид електронного підпису, отриманого за результатом криптографічного (закритого) перетворення набору електронних даних, який додається до цього набору і (або) логічно з ним поєднується і дає змогу підтвердити його цілісність та ідентифікувати підписувача.

Електронний цифровий підпис виконує дві функції:

– підтверджує, що документ підписаний зазначеною в ньому особою;

– гарантує, що з моменту підписання документ залишився незмінним.

Використання електронного цифрового підпису ґрунтується на тому, що в кожного користувача є два ключі: секретний (закритий) і відкритий. За допомогою закритого ключа можна підписувати документ, а за допомогою відкритого - перевіряти справжність цього підпису. Система електронного документообороту повинна забезпечувати зберігання файлів документів, підписаних електронним цифровим підписом, можливість перевірки підписів та управління ключами.

Секретний (закритий) ключ - це параметр криптографічного алгоритму формування електронного цифрового підпису, доступний тільки особі, що підписує документ.

Відкритий ключ - це параметр криптографічного алгоритму перевірки електронного цифрового підпису, доступний суб'єктам відносин у сфері використання електронного цифрового підпису.

Проставлення підпису є останнім етапом створення електронного документа, який набуває юридичної сили. Надалі документ може зберігатися, копіюватися або надсилатися одержувачу, який може переконатися в дійсності даного документа. Для цього варто отримати з відкритих джерел копію відкритого ключа та переконатися, що на момент підписання документа він був дійсним.

Таким чином, електронний цифровий підпис, з правової точки зору, прирівнюється до власноручного підпису або печатки за дотримання таких умов:

– електронний цифровий підпис підтверджено шляхом використанням посиленого сертифіката відкритого ключа за допомогою надійних засобів цифрового підпису;

– під час перевірки використовувався посилений сертифікат відкритого ключа, чинний на момент накладання електронного цифрового підпису;

– ключ підписувача відповідає відкритому ключу, зазначеному в сертифікаті.

Незважаючи на передбачене в законодавстві існування закритого та відкритого ключів, бухгалтер повинен чітко знати правила використання електронного підпису з метою забезпечення безпеки та надійності використання електронного підпису.

Електронний документооборот

Від того, на скільки грамотно та чітко організовано електронний документооборот залежить рівень достовірності, точності та ефективності обліку, контролю та управління всім підприємством в цілому.

Електронний документооборот - це сукупність процесів зі створення, обробки, відправлення, передачі, одержання, зберігання, використання і знищення електронних документів із застосуванням перевірки їх цілісності та за наявності потреби з підтвердженням факту одержання таких документів.

Електронний документооборот покликаний забезпечувати процеси створення, управління доступом і розповсюдження великих обсягів документів у комп'ютерних мережах, а також контроль за рухом документів на підприємстві.

Основні етапи електронного документообороту наведено на рис. 8.4.

Відправлення і передача електронних документів здійснюються їх автором або посередником в електронній формі за допомогою засобів інформаційних або телекомунікаційних систем або шляхом відправлення носіїв, на яких записано цей документ. Датою і часом відправлення електронного документа є дата, коли його передача не може бути скасована особою, яка його відправила (якщо автор і адресат у письмовій формі попередньо не домовилися про інше). Якщо електронний документ відправляється шляхом пересилання на електронному носії, на якому його записано, датою відправлення вважається дата передачі документу для пересилання.

На відміну від паперових документів, факт одержання електронних документів підтверджується інакше. На них не поширюються вимоги щодо надсилання рекомендованим листом або передачі під розписку, навіть якщо таку вимогу для паперових документів встановлено законодавством. Підтвердження факту одержання електронних документів відбувається відповідно до законодавства та призначення документів, тобто електронний документ вважається одержаним адресатом з моменту надходження автору повідомлення в електронній формі від адресата про його одержання (якщо інше не передбачено попередньою домовленістю між суб'єктами електронного документообороту). Підтвердження про одержання електронного документу повинно містити дані про час одержання та про відправника цього підтвердження. Спосіб передачі електронного документу обирається суб'єктами електронного документообороту та може здійснюватися шляхом передачі диску із записаними на ньому електронними документами. Можна скористатися також послугою електронної пошти.

При надходженні документа на підприємство, він реєструється, тобто на нього заводиться реєстраційна картка (на ньому друкується штрих-код в будь-якому кутку або на зворотній стороні документу), і при наступному скануванні система дозволяє пов'язати файл документа з його реєстраційною карткою. Далі електронний документ надходить на виконання будь-якій посадовій особі. Після виконання документу (коли всі доручення за ним виконані) він виключається з документів, які знаходяться на контролі, а його картка і сам документ переносяться до архіву.

Існуючі інформаційні системи, які призначені для автоматизації діловодства, забезпечують для контролю виконання документів наступні функції:

– контроль доставки документів (досягається шляхом фіксації дати і часу його надходження до кожного адресата);

– контроль ознайомлення з документами (можливим є передбачення в списку розсилки документів проставлення дати ознайомлення або дати виконання завдання);

– контроль виконання документів (у реєстрі документів зазначається його поточний стан);

– контроль строків виконання (досягається налагодженням пунктів для перегляду документів і простроченими датами виконання етапів їх обробки).

Надходження паперового документу на підприємство супроводжується його проходженням через ряд посадових осіб, що вчиняють визначені дії (ознайомлення, візування, написання резолюцій коментарів, зауважень тощо). В системах електронного документообороту кожен документ як сукупність основних даних і параметрів зберігається в базі даних і фізично нікуди не переміщується. Рух документів між співробітниками за визначеним маршрутом імітується шляхом зміни відповідних супутніх параметрів документів, які зберігаються в базі.

Повністю перейти на електронний документооборот досить складно. Однак у практиці вітчизняного документообороту сформувалися технології, орієнтовані на створення змішаного паперово-електронного документообороту: паперові оригінали існують, однак, практично вся робота виконується з електронними файлами документів у межах відповідної автоматизованої системи. Паперові документи в даній технології одразу реєструються, і бухгалтери надалі працюють лише з його електронною версією. А оригінал в паперовій формі одразу надходить до архіву і більше не використовується.

Впровадження змішаного паперово-електронного документообороту забезпечує:

– прискорення руху документів на підприємстві;

– ефективний контроль за виконанням документів і прийняттям управлінських рішень;

– підвищення ефективності роботи як окремих працівників, так і підприємства в цілому;

– зниження витрат на розмноження, передачу та зберігання значної кількості копій паперових документів.

Враховуючи існуючі технології, відмовитися від паперових оригіналів документів повністю на сьогодні можливо лише для внутрішніх документів. Організація внутрішнього електронного документообороту не пов'язана з особливими юридичними проблемами.

Зберігання електронних документів

Зберігання електронних документів має ряд особливостей. Особливістю електронного архіву є те, що — він може створюватися як для електронних, так і для паперових документів. Проте останні повинні бути перетворені в електронний вигляд. У результаті даного процесу створюються образи документів - їх точні електронні копії з усіма реквізитами. Занесення електронних документів в базу даних можливе шляхом сканування. Всі електронні документи підлягають індексації, проведення якої дозволяє створити базу електронних образів з різними інформаційними полями (тип документу, обліковий номер, дата прийняття або підписання та ін.). За цими полями будь-який документ можна буде легко знайти в електронному архіві. Електронні документи повинні зберігатися на електронних носіях інформації у формі, яка дає змогу перевірити їх цілісність на цих носіях.

Якщо зазначені вимоги виконати неможливо, електронні документи повинні зберігатися у вигляді копії документа на папері. Строк зберігання електронних документів на електронних носіях інформації не повинен бути меншим від строку, встановленого для паперових документів.

Зберігання документів в електронному вигляді має ряд переваг, порівняно з паперовим архівом.

Електронні архіви документів надають додаткові переваги та суттєво підвищують ефективність діяльності всіх підрозділів підприємства. Вони органічно інтегруються з існуючими на підприємстві схемами електронного документообороту, а за їх відсутності дозволяють більш ефективно організувати роботу бухгалтерської служби.

Крім зберігання, суб'єкти електронного документообороту повинні вжити всіх заходів щодо отримання копій документів на декількох електронних носіях інформації та здійснення їх періодичне копіювання. Перелік заходів підлягає врегулюванню у Положенні про облікову політику або іншому внутрішньому нормативному документі.

Процес вилучення електронних документів полягає у копіюванні документів на диск або інший носій і передачі його контролюючому органу. Все це також вимагає належного документального оформлення як при вилученні паперових документів.

Процес копіювання електронного документа з електронного носія інформації обов'язково передбачає перевірку цілісності даних на цьому носії.

6.АРМ бухгалтера його призначення, функції, і види

Використання обчислювальної техніки породило якісно нові тенденції в побудові структури облікового апарату. Першою характерною відмінністю є використання автоматизованих робочих місць (АРМ) бухгалтера.

У літературі під АРМ традиційно розуміють професійно орієнтований програмно-апаратний комплекс, який забезпечує вирішення завдань користувача безпосередньо на його робочому місці Якщо в побудові структури облікового апарату при без комп’ютерному способі обробки облікової інформації її базовим елементом є окремий обліковий працівник, то при застосуванні обчислювальної техніки беруть до уваги не лише обов’язки та кваліфікацію облікового працівника, а й характеристику автоматизованого робочого місця бухгалтера (АРМ), на якому він працює. Створення АРМ бухгалтера грунтується на принципах персоніфікації обчислень та самонавчання облікових працівників, на комп’ютеризації основних облікових функцій, на безпаперовій технології ведення бухгалтерського обліку, на раціональному поєднанні розподіленої, децентралізованої і централізованої систем обробки облікової інформації.

АРМ класифікують за такими основними ознаками:

1) за функціональною спрямованістю (це АРМ технічного і допоміжного персоналу АРМ спеціаліста, АРМ керівника)

2) за рівнем використання персональних комп’ютерів (це може бути АРМ нижчого, середнього та вищого рівнів)

3) за формою організації праці працівників на персональних комп’ютерах

Набутий досвід створення АРМ і на його базі обробки облікової інформації дає змогу класифікувати їх за рівнем управління:

• АРМ вищих керівників (включаючи головного бухгалтера), а також керівників середнього та нижнього рівнів управління;

• АРМ спеціалістів (АРМ бухгалтера та економіста; нормувальника, диспетчера, інженера, технолога тощо);

• АРМ технічних виконавців (комірника, секретаря, касира, продавця, оператора та ін.).

При застосуванні АРМ функції бухгалтерів змінюються так:

• основним обов’язком бухгалтера, відповідального за ведення обліку на конкретній ділянці, є обробка локальної інформації на відносно невеликій інформаційній базі;

• інформація надходить або у вигляді заповнених первинних документів з регламентованою структурою, або первинний документ заповнюється і оформлюється на комп’ютері безпосередньо бухгалтером;

• обробка документів полягає у відображенні інформації з документів в облікових регістрах шляхом введення їхніх реквізитів та формування проводок;

• обробка облікової інформації суворо регламентується як інструктивними матеріалами, так і технологією роботи з нею в системі

Автоматизоване робоче місце (АРМ) спеціаліста – це інструмент раціоналізації та інтенсифікації управлінської діяльності.

Професійні АРМ — це головний інструмент спілкування людини з інформаційними системами, що виконують роль автономних робочих місць, інтелектуальних терміналів великих ЕОМ, робочих станцій у локальних мережах. АРМ мають відкриту архітектуру та легко адаптуються.

АРМ мають проблемно-професійну орієнтацію на конкретну предметну сферу та є засобом спілкування спеціаліста з автоматизованими інформаційними системами.

Якщо за критерій узяти організаційну структуру управління, то можна умовно виокремити АРМ керівника, АРМ управлінського працівника середнього та оперативного рівнів. За принципами вибіркового розподілення інформації ці особи мають потребу в абсолютно різній інформаційній підтримці.

Створення АРМ забезпечує:

Ø простоту, зручність і дружнє ставлення до користувача;

Ø простоту адаптації до конкретних функцій користувача;

Ø компактність розміщення й невисокі вимоги до умов експлуатації;

Ø високу надійність і живучість;

Ø порівняно просту організацію технічного обслуговування.

Ефективним режимом роботи АРМ є його функціонування в рамках локальної обчислювальної мережі. Створені АРМ спеціалістів дають можливість користувачеві працювати в діалоговом1 режимі, оперативно розв’язувати поточні задачі, зручно вводити дані, вести контроль, оброблення інформації, визначати достовірність результатної інформації, виводити й передавати каналам: зв’язку. Інформаційне забезпечення АРМ орієнтується на конкретну, звичну для користувача, предметну сферу. Найважливішим для практичних цілей є групування задач за економічним змістом вихідних показників. Це групування — основа для виокремлення таких типів автоматизованих робочих місць бухгалтера (АРМБ):

Ø АРМБ з обліку необоротних активів;

Ø АРМБ з обліку виробничих запасів;

Ø АРМБ з обліку праці й заробітної плати;

Ø АРМБ з обліку готової продукції, її відвантаження, реалізації та визначення фінансового результату;

Ø АРМБ з обліку фінансово-розрахункових операцій;

Ø АРМБ з обліку витрат на виробництво;

Ø АРМБ зведеного обліку та складання звітності;

Ø АРМБ з обліку інвестицій.

Кожному з перерахованих АРМБ (комплексів задач) відповідає певний перелік задач.

Технологія організації обліку в умовах АРМ бухгалтера м три етапи:

Ø підготовка інформації та її оброблення;

Ø систематизація й узагальнення облікової інформації на рахунках за видами ресурсів, контроль, аналіз і її аудит;

Ø формування інформації для подальшого використання управлінні підприємством.

У процесі управління підприємством приймаються оперативні, тактичні та стратегічні управлінські рішення. Із цією метою виокремлюють три рівні управління.

На першому рівні здійснюється оперативне управління структурними підрозділами (цех, магазин, комора, відділ тощо). На цьому рівні формуються первинні дані, здійснюються їх оброблення, розрахунок і відображення інформації для прийнятті управлінських рішень на місці виникнення інформації (АРМБ категорії). АРМБ І категорії потрібне для формування й підготовки первинної інформації безпосередньо на місці виникнення її в цехах, на складах та в інших підрозділах), а також для розв’язання потрібних облікових і аудиторських задач. Первинні дані реєструються безпосередньо на робочому місці, де вони виникають, і передаються певним ланцюжком. У процесі вирішення задач на кожному робочому місці виявляють відхилення, а також причини та винних у них, відомості для оперативного управління процесом виробництва на рівні філії, дочірніх підприємств, ділянок, цехів, відділів та інших виробничих одиниць.

На другому рівні управління інформація систематизується й узагальнюється за комплексами завдань, ділянками обліку, виконуються контроль і внутрішній аудит. На цій стадії формується й відображається інформація для прийняття конкретних управлінських рішень за комплексом завдань (АРМБ II категорії). На АРМБ II категорії здійснюється контроль проходження первинної інформації та розв’язується ряд аналітичних і аудиторських задач, тут також виявляють відхилення від нормальних умов роботи по ділянках обліку (комплексах задач). На цьому етапі одержувана інформація підлягає логічному контролю на коректність, а також здійснюється автоматичний аудит за даними аналітичного й синтетичного обліку. Крім того, на АРМБ II категорії здійснюється моделювання облікового процесу, проведення аудиту, а також прийняття управлінських рішень з окремого комплексу задач.

На третьому рівні здійснюються формування зведених даних, контроль, аналіз і аудит фінансово-господарської діяльності підприємства. На цьому рівні управління здійснюється управління підприємством у цілому, визначається зовнішня політика, розробляються перспективні плани та стратегія їх виконання (АРМБ III категорії). АРМБ III категорії призначене для аналізу роботи структурних підрозділів і підприємства в цілому, для узагальнення зведених даних, пов'язаних із розв’язанням регламентних задач із складання оперативної та періодичної звітності. На цьому АРМБ здійснюється оперативний контроль із використання трудових, матеріальних і грошових ресурсів, здійснюються аудит за виконанням показників структурними підрозділами і додержанням умов чинних норм матеріальних і трудових витрат, виявлення негативних відхилень від чинних систем нормування або планування, розв’язуються задачі управлінського обліку, моделювання облікових даних.

Таким чином, АРМ — це професійно-орієнтований комплекс технічних, інформаційних і програмних засобів, призначених для автоматизації функцій спеціаліста, що виконуються на його робочому місці.

Основне призначення АРМ — забезпечити управлінський персонал новими засобами техніки та технології. Мова йде про автоматизоване діалогове виконання основних функцій управління, діалогову інформаційну взаємодію користувачів і оперативний доступ до даних, нагромаджуваних у центральній базі даних 1C, або в розподільній базі даних АРМ.

Організація АРМ змінює техніку та методологію виконання функцій управління. Виникли нові технологічні операції ведення екранного діалогу, використання нових форм подання даних — електронних картотек і таблиць, графіків і діаграм, багатовіконне подання даних.

Засоби АРМ дають змогу автоматизувати розв’язання облікових задач, що формалізуються, забезпечити інформаційну підтримку важко формалізованих задач, результати яких використовуються для прийняття рішень.

З урахуванням професійних знань і практичних навичок користувач може обирати методику розв’язання задач, маніпулювати даними для обчислень, аналізувати їх результати та приймати відповідне конкретній ситуації управлінське рішення.

Тема 2



001500403.html

001500413.html